Cómo hacer una factura: Datos obligatorios, quién puede emitir y plazos para conservar

A la hora de tener controlada la facturación de tu empresa, no sólo nos tenemos que preocupar sobre los datos obligatorios, sino también por los plazos para conservarla y otros requisitos imprescindibles que trataremos en este artículo.

Son muchos los que deciden emprender y poner en marcha su propio negocio. Ser autónomo no es un camino sencillo, pues a la complejidad de conseguir que un negocio sea viable y rentable, se suma la multitud de tareas que los empresarios han de llevar a cabo y las muchas obligaciones que se han de cumplir. Una de las obligaciones más importantes de autónomos y empresarios es la facturación.

Para cumplir con la obligación de facturación adecuadamente es fundamental conocer no solo cómo hacer una factura, sino también otras cuestiones sobre la conservación de las mismas o sobre los tipos de facturas que existen.

¿Qué es una factura?

La factura es un documento mercantil al que se le otorga validez legal y fiscal y que tiene el objetivo de indicar la compraventa de un producto o de un servicio. En la factura se incluirá toda la información relativa a la operación de compraventa, de forma que se acredite dicha operación.

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Tipos de facturas

Existen diferentes tipos de facturas dependiendo de las circunstancias que en estas se indiquen y de la operación comercial que se haya llevado a cabo. Los tipos de facturas son los siguientes.

 Factura ordinaria

La factura ordinaria es el modelo de factura más utilizado, ya que indica una operación comercial de compraventa de un producto o de un servicio. En la factura ordinaria, por tanto, se incluirá información detallada sobre la operación de compraventa.

Los datos que debe contener una factura ordinaria para que esta sea válida son los siguientes:

  • Número de factura.
  • Fecha de expedición de la factura.
  • Identidad o razón social del emisor. En caso de que sea una persona física quien emita, deberán aparecer su nombre y sus apellidos mientras que si el emisor es una empresa, deberá aparecer la razón social.
  • Número de Identificación Fiscal del emisor.
  • Domicilio del emisor y del destinatario.
  • Retención en concepto de IRPF.
  • Cuota tributaria.
  • Precio total de la operación de compraventa.
  • Fecha en que se ha realizado la compraventa o la prestación de un servicio.

Factura rectificativa

La factura rectificativa es consecuencia de la corrección de la factura ordinaria. Así pues, cuando la factura ordinaria no cumple con los requisitos anteriormente descritos que exige la normativa sobre facturación, se emitirá una factura rectificativa. Este modelo de factura también es utilizado cuando se lleva a cabo la devolución de productos o cuando se aplican descuentos con posterioridad a la operación de compraventa.

Este tipo de facturas solo podrán emitirse siempre que no hubieran transcurrido más de 4 años desde que se emitió la factura ordinaria que se pretende rectificar. En cualquier caso, la factura rectificativa deberá contener los siguientes datos, además de los datos que debe indicar la factura ordinaria:

  • Identificación, número y fecha de expedición de la factura rectificativa.
  • Rectificación y motivos por los que se lleva a cabo.
  • Condición de la factura rectificativa.
  • Tipo impositivo y cuota repercutida.
  • Factura ordinaria que se pretende rectificar.

Ver más sobre la factura de abono

Factura recapitulativa

Este tipo de factura incluye más de una operación comercial, siempre que el destinatario sea el mismo y las operaciones comerciales se hayan llevado a cabo en diferentes fechas pero dentro del mismo mes. No obstante, cuando el destinatario de la factura sea otro empresario que actúa como tal, la factura rectificativa habrá de expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se realizara la operación comercial indicada en la factura.

Ver más sobre la factura recapitulativa

Factura proforma

Las facturas proforma documentan una oferta comercial, de forma que determinan un precio determinado al que el empresario venderá una serie de productos o servicios. Este tipo de facturas no tiene valor contable ni validez como justificante, pues solo recoge la máxima información posible sobre la operación comercial.

Factura simplificada y factura completa

Dependiendo de la cantidad de información que contengan, las facturas podrán ser simplificadas o completas.

  • Factura simplificada: es la que se expide cuando el importe de la operación no excede de los 400 euros, IVA incluido. Este tipo de factura deberá ser solicitada por el emisor. Solo contiene los datos del emisor.
  • Factura completa: este tipo de factura es igual a la factura ordinaria. De hecho, contiene los mismos datos y elementos que contiene una factura ordinaria.

Factura electrónica

La factura electrónica es aquella que se transmite telemáticamente, si bien equivale a una factura en papel. No obstante, la validez de la factura electrónica dependerá del cumplimiento o no de los requisitos que ha de cumplir cualquier modalidad de factura.

Cómo hacer una factura

Conocer cómo se ha de hacer una factura de forma adecuada es fundamental para cualquier autónomo o empresario. No obstante, entender la legislación sobre facturación y cumplir con ella escrupulosamente puede resultar complicado. Veamos las cuestiones más importantes sobre cómo hacer una factura.

Datos obligatorios en una factura

Para que una factura sea válida es indispensable que contenga los siguientes datos, de acuerdo con la normativa sobre facturación:

  • Número y serie de la factura.
  • Fecha de expedición.
  • Fecha de la operación comercial. No obstante, este dato no tiene por qué aparecer si las fechas de operación y la de expedición coinciden.
  • NIF, identidad o razón social del emisor de la factura.
  • Tipo impositivo y cuota tributaria.
  • Identificación de los bienes y servicios objeto de la operación comercial.
  • Exención de IVA si la factura estuviera exenta de este impuesto.
  • Precio total pagado por los bienes y servicios.
  • Anticipos o descuentos si existieran.
  • Ciertas circunstancias como la aplicación de los Regímenes Especiales de Viajes o de Bienes Usados, entre otras circunstancias.

¿Quién puede emitir facturas? ¿Quién está obligado a facturar?

El artículo 1 del Reglamento de regulación de las Obligaciones de Facturación establece que estarán obligados a expedir facturas en el desarrollo de su actividad profesional los empresarios o profesionales en cualquiera de los siguientes casos:

  • Cuando el cliente sea un particular que exija la expedición de factura.
  • Cuando el cliente sea otro empresario o trabajador autónomo.
  • Cuando la venta esté sujeta a impuestos especiales.
  • Cuando la venta sea a distancia.
  • Cuando la factura refleje la exportación de bienes exentos de tributar por IVA.
  • Cuando el cliente sea un órgano de la Administración Pública.
  • Cuando el cliente sea una persona jurídica que no sea considerado empresa o autónomo.

Plazos: ¿durante cuánto tiempo se han de conservar las facturas?

Los empresarios y autónomos no solo tienen obligación de emitir facturas, además están obligados a conservar las facturas en los siguientes casos:

  • Albaranes cuando la factura haga referencia al mismo.
  • Justificante de pago y cobro.
  • Facturas emitidas o recibidas por autónomos.

Conservar las facturas es fundamental por si se produjera una posible inspección de contabilidad o de Hacienda. No obstante, ¿durante cuánto tiempo se han de conservar las facturas? Existen diferentes criterios al respecto:

  • Criterio tributario: es necesario conservar las facturas durante 4 años, ya que este es el plazo de prescripción de los impuestos. De esta forma, durante 4 años desde la declaración de un impuesto Hacienda podrá hacer una inspección y exigirá las facturas.
  • Criterio mercantil: es necesario conservar las facturas durante 6 años a contar desde la fecha en que se llevó a cabo el último asiento en los libros o desde que cesó el negocio.
  • Criterio penal: es necesario conservar las facturas a efectos probatorios en juicio durante 10 años.
  • Criterio de la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales: esta normativa exige a empresarios y autónomos guardar las facturas durante un periodo de 10 años como mínimo.
  • Criterio del IVA: de acuerdo con la legislación reguladora del IVA, las facturas deberán guardarse durante 4 años en el caso de bienes muebles y de 9 años en el caso de bienes inmuebles.

Sin duda, la obligación de facturación es del todo compleja. Por ello, hemos puesto a tu disposición el programa de facturación de STEL Order para que puedas simplificar la gestión de tu empresa.

Alberto Abad

CFO. Ingeniero de telecomunicaciones al que le encanta la contabilidad y fiscalidad. Lidera el desarrollo del programa de facturación líder que hace la vida más fácil a miles de autónomos y pymes.

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