Gestión de almacenes: Conceptos básicos para implementarla con éxito

Controlar el stock total no es suficiente cuando una empresa maneja uno o varios almacenes. La gestión de almacén es necesaria para complementar el control de inventario, en este artículo tratamos los conceptos básicos.

La gestión de almacenes se hace necesaria y obligatoria en el momento que el inventario de una empresa que vende productos o servicios se distribuye en distintas instalaciones, sedes o en vehículos.

El concepto está relacionado con la gestión de stock, dado que ambas son complementarias para evitar roturas de stock y consecuentes pérdidas de facturación y ventas. En este artículo profundizamos sobre la gestión de almacenes y conceptos que ayudarán a sacarle mayor rendimiento a los mismos. 

¿Qué es la gestión de almacenes?

La gestión de almacenes es un proceso logístico cuya principal función es la de recibir, acumular, conservar y distribuir los materiales hasta su uso final de manera eficiente y segura, evitando daños en el inventario.  

La trazabilidad entre diferentes almacenes y visibilidad del stock total debe ser fácilmente identificable para que los departamentos o personas encargadas de realizar compras de inventario puedan hacerlo evitando roturas de stock.

Para profundizar sobre la gestión de almacenes debemos tratar los siguientes conceptos básicos:

Sistema de almacenaje

El sistema de almacenaje es el factor más básico en lo que a gestión de almacenes se refiere ya que depende directamente del tamaño, características y volumen del inventario físico.

Si el inventario está compuesto por productos de tamaño pequeño pero en un gran volumen, se elegirá almacenarlos mediante cajas o similares agrupando un gran número de ellos. Si bien está compuesto por productos voluminosos o delicados, se guardarán individualmente.

Dependiendo de esto, se elegirá montar un sistema de estanterías para poder alojar estos productos y ser efectivos en el almacenaje y localización del inventario. 

Recepción de inventario

Otro concepto básico en la gestión del almacén es la recepción de inventario. Una vez que hemos realizado el pedido a nuestro proveedor y ha llegado a nuestras instalaciones, debemos asegurarnos que hemos recibido la cantidad de stock que necesitábamos y está en buenas condiciones

Dependiendo del tipo de producto, con una simple inspección visual podremos comprobarlo, otras veces con seleccionar e inspeccionar una muestra porcentual del producto valoraremos el estado del mismo.

Esto es importante ya que si recibimos inventario defectuoso y no nos damos cuenta hasta el momento de la venta o lo que es peor, las devoluciones del cliente, repercutirá negativamente en nuestra empresa.

Trazabilidad de inventario

Si nuestro inventario se localiza en un almacén y vienen los clientes a por nuestros productos, nunca tendremos problemas de trazabilidad de inventario. El problema surge cuando el inventario necesita distribuirse entre varios almacenes, o los técnicos deben cargarlo en sus vehículos para realizar su trabajo.

En este caso, debemos poder identificar los movimientos de inventarios realizados, así cómo notificar la existencia o inexistencia de inventario entre distintos almacenes para poder reaccionar de manera rápida a la demanda de nuestros clientes. En caso de contar con un único almacén que nutre los vehículos de trabajo de los técnicos con material, debemos aplicar la misma estrategia.

Coste de almacenamiento

El inventario almacenado en nuestras instalaciones tiene un gasto ligado a las características del mismo, según nuestro tipo de inventario elegiremos un tipo de instalaciones u otras.

Almacenar el inventario tiene un coste de almacenamiento periódico, éste dependerá de los costes de alquiler y mantenimiento de las instalaciones, seguros, alquiler o compra de maquinaria para manipular la mercancía y personal.

Tener exceso de capacidad de almacenaje permanente puede llevar a un sobrecoste innecesario, al igual que disponer de maquinaria sin uso frecuente. Controlar los costes de almacenamiento es necesario para un control de almacén eficiente.

Clasificar el inventario

No todo el inventario de la empresa tiene la misma salida, por lo que es necesario poder clasificarlo para evitar roturas de stock. La principal clasificación de inventario atiende a su precio y frecuencia de venta:

  • Alto precio y poca frecuencia de venta
  • Precio moderado y frecuencia de venta contenida
  • Bajo precio y alta frecuencia de venta

Todos representan la base de ventas de la empresa, pero una ruptura de stock en cualquiera de ellos en un período de tiempo dado tendrá un impacto en la facturación de la empresa. Una rotura de stock de los primeros en el período de tiempo que se produce la demanda tendrá un mayor impacto que la falta de stock de un producto con menor rentabilidad, al igual que un exceso de stock conlleva un sobrecoste innecesario para la empresa.

Además, también necesitarás saber en qué lugar del almacén se encuentra el producto exacto que te ha pedido el cliente, por lo que contar con un sistema que te permita saber en qué lugar están también es completamente necesario.

Estos son los conceptos básicos de la gestión de almacenes y esperamos que puedas aplicarlos a tu empresa. Para ponerlos en práctica puedes contar con STEL y usar su funcionalidad de gestión de multialmacén en el que podrás tener una trazabilidad perfecta de todo tu catálogo o inventario de productos y gestionar todo tu stock (hasta maquinaria u otros productos instalados en tus clientes que necesitan mantenimientos).

Francisco Vidal

Soporte. MBA y especialista en la resolución de problemas diarios de miles de autónomos y pymes de servicios de asistencia técnica.

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