Trazabilidad | Trazabilidad documental

La trazabilidad es uno de los aspectos más importantes de la gestión documental. La trazabilidad documental, es el procedimiento que nos permite conocer la trayectoria de un documento desde su creación, modificación y entrega al cliente. Con ello, podemos controlar todos los cambios realizados en cualquier documento creado entre una incidencia hasta una factura. Llevar una buena trazabilidad empresarial nos permite conocer la trayectoria y ubicación de documentos dentro de nuestro negocio.

1. ¿Cuándo hay que llevar la trazabilidad de un documento comercial?

Cuando manejamos una cantidad grande de documentos ligados entre sí, tenemos la necesidad de saber en qué momento se ha realizado el documento, para poder llevar un control lineal de todos los procesos documentales. A la vez, si tenemos varios trabajadores realizando las mismas tareas, necesitamos saber en todo momento que trabajador es el que realiza la incidencia (quién realiza los mantenimientos), presupuesto o factura. Todo esto nos ayuda a la hora de llevar una buena gestión del negocio.

2. ¿Cómo trazar un documento?

El sistema más utilizado para llevar el control de las facturas es la «referencia» única por factura. Legalmente, todas las facturas tienen que tener una referencia consecutiva que permita saber que día se creó, quién la emitió, y que cambios se pudieron realizar después de ser emitida y enviada. Una vez creado el documento, es fundamental tener filtros avanzados y personalizados de tal forma, que la localización de dichos documentos, sea de fácil acceso por la persona responsable en cada momento.

3. Programa de gestión para llevar la trazabilidad documental de una empresa.

STEL Order es el software de gestión mejor valorado para llevar la gestión documental y evitar errores en la trazabilidad de documentos internos de una organización. Además de la reducción de costes y mejora de optimización de recursos, tener un buen gestor documental en tu negocio es uno de los primeros pasos para una transformación digital empresarial, que iguala/mejora tu posición sobre tus competidores.

Francisco Vidal

Soporte. MBA y especialista en la resolución de problemas diarios de miles de autónomos y pymes de servicios de asistencia técnica.

Perfil de Linkedin

Últimos artículos

Mejores programas SAT

Las empresas que ofrecen servicio de atención técnica necesitan una solución ágil y eficiente que acelere y mejore la calidad del servicio que ofrecen. Utilizar ... Leer

Los 4 Mejores Programas ERP para constructoras y gestión de obras

Con un ERP para construcción o reformas se puede gestionar este tipo de negocio de forma óptima consiguiendo una mayor rentabilidad y que la empresa sea mucho más productiva y competitiva.

Tipos de ERP: ¿Cuál encaja más en tu empresa?

En este post explicamos los diferentes tipos de ERP que existen en el mercado según distintas categorías. Es todo lo que necesitas saber antes de elegir un programa de gestión para tu negocio.

¿Qué es un ERP?: Definición, tipos, ventajas e inconvenientes

Un programa o software ERP es aquel programa o conjunto de ellos que se encargan de las operaciones internas más importantes de una empresa. Descubre más en el siguiente artículo.

This site is registered on wpml.org as a development site.